Ik zoek hulp

Privacy Policy

Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.
Wat zijn persoonsgegevens eigenlijk?
Een persoonsgegeven is elk gegeven dat herleidbaar is tot een natuurlijk persoon. Bijvoorbeeld je naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres.
Alles wat met persoonsgegevens wordt gedaan wordt ‘verwerken’ genoemd. Bijvoorbeeld het verzamelen, bewaren, opvragen, uitwisselen en vernietigen van persoonsgegevens. Als Koel&Co zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. 
Als je na het doornemen van deze Privacy policy vragen hierover hebt, kun je contact met ons opnemen via info@koelenco.nl.
Koel&Co houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (vanaf nu noemen wij dit AVG), de Jeugdwet en de Wet op Geneeskundige Behandelings Overeenkomst (WGBO). Uiteraard houden we ons ook aan de fiscale wet en regelgeving. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Rechten

Je hebt daar waar het gaat om de AVG uiteraard ook rechten. Recht op inzage, rectificatie, correctie, beperking of afscherming, verwijdering, etc.

Afhandeling van uw verzoek
Een verzoek tot inzage, rectificatie en aanvulling, vergetelheid, dataportabiliteit, bezwaar en beperking kun je schriftelijk indienen bij Koel&Co, info@koelenco.nl  Binnen één maand na je verzoek hoor je of we hieraan kunnen voldoen en op welke manier. Koel&Co kan op grond van de wet je verzoek weigeren, wij laten je dan de reden weten. Koel&Co kan ook vragen of je je wilt legitimeren. 

Recht op inzage
Je hebt recht van inzage in en een afschrift van je persoonsgegevens. Je krijgt dan kopieën, het origineel houden we zelf. In uitzonderlijke situaties kunnen we je verzoek weigeren. Dat kan als de privacy van een andere persoon wordt geschonden en als dat belang zwaarder weegt dan jouw belang.

Recht op rectificatie en correctie
Je hebt het recht om je persoonsgegevens aan te vullen en/of te rectificeren. Je kunt bijvoorbeeld vragen om een eigen verklaring in het dossier op te nemen. Je hebt ook het recht gegevens te corrigeren als deze feitelijk onjuist zijn.

Recht op beperking/afscherming
Je hebt het recht om bepaalde gegevens af te schermen. Dit zorgt ervoor dat door jou genoemde personen geen inzage krijgen in (delen van) je dossier.

Recht op verwijdering en vergetelheid
Je hebt het recht om persoonsgegevens die niet juist zijn te laten verwijderen. In bepaalde situaties kun je ons vragen om helemaal vergeten te worden. Dit betekent dat wij al je gegevens anoniem maken, zodat ze niet meer aan je verbonden zijn. De gegevens in het digitale cliëntdossier kunnen in verband met de wettelijke bepalingen pas vijftien jaar na het laatste contact helemaal vernietigd worden.

Recht op dataportabiliteit
Je hebt het recht om gegevens over te dragen. Je kunt ons vragen of we de digitale persoonsgegevens die we van je hebben aan jou overdragen of aan een andere organisatie.

Afhandeling van uw verzoek
Een verzoek tot inzage, rectificatie en aanvulling, vergetelheid, dataportabiliteit, bezwaar en beperking kun je schriftelijk indienen bij Koel&Co, info@Koelenco.nl. Binnen één maand na je verzoek hoor je of we hieraan kunnen voldoen en op welke manier. Koel&Co kan op grond van de wet je verzoek weigeren. Koel&Co kan ook vragen of je je wilt legitimeren.

Van wie?

Van wie verwerken we persoonsgegevens?
Welke gegevens verwerken we?
Uiteraard is er een verschil in welke gegevens we verwerken. Dat hangt af van de manier waarop we samenwerken. Van een lid van Koel&Co bewaren we andere gegevens dan van cliënten en van medewerkers van andere organisaties bewaren we weer andere gegevens.
Van leden van Koel&Co:
naam, adres, contactgegevens, zakelijke gegevens, financiële gegevens, bijzondere gegevens zoals BSN.

Van cliënten:
naam, adres/contactgegevens, geboortedatum, BSN-nummer, gezondheidsgegevens gegevens van de ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger, persoonlijke omstandigheden die van belang kunnen zijn hulpverlening, naam huisarts/andere zorgverleners 

Personen die aan een bedrijf of organisatie zijn verbonden of als zelfstandige werkzaam zijn waar we een relatie mee hebben:
naam, adres, contactgegevens, zakelijke gegevens

Andere personen waar we contact mee hebben
naam, adres, contactgegevens, zakelijke gegevens
Koel & Co is verantwoordelijk voor het verwerken van je persoonsgegevens;
Er zijn zogenaamde rechtvaardigingsgronden voor wat maakt dat we deze gegevens verwerken.

We verwerken je persoonsgegevens op basis van de volgende rechtvaardigingsgronden:
Met welke doel verzamelen en verwerken we je persoonsgegevens?

Uitwisseling

Uitwisseling gegevens

Het uitgangspunt is dat Koel&Co geen gegevens uit het dossier verstrekt aan derden zonder jouw toestemming. Deze toestemming kun je ook weer intrekken.  

Gegevens mogen wel zonder toestemming verstrekt worden aan en opgevraagd worden door hulpverleners van Koel&Co die rechtstreeks betrokken zijn bij de hulp.  

Voor sommige werkzaamheden schakelen we opdrachtnemers in, bijvoorbeeld voor het verzorgen van de (financiële) administratie en de cliëntregistratie. Met hen hebben we een verwerkersovereenkomst.  Hierin staat dat wij als partijen, de verwerkers, afspraken maken waardoor de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd zijn. Zij hebben een geheimhoudingsplicht. 

Bepaalde gegevens kunnen daarnaast op grond van een wettelijke plicht zonder toestemming worden verstrekt, bijvoorbeeld aan de gemeente voor de verantwoording van de hulp en anoniem voor controle door de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd. 

Verder zullen wij de door jouw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is of als je toestemming hebt gegeven.

Uitzonderingen
In heel uitzonderlijke situaties kan Koel&Co zonder je toestemming toch je persoonsgegevens aan anderen verstrekken. Dit is bijvoorbeeld het geval als er het vermoeden is van kindermishandeling, incest of huiselijk geweld. In dergelijke situaties mag Koel&Co het belang van het slachtoffer voor laten gaan op de bescherming van privacy. Koel&Co moet dan wel in het dossier aangeven welke argumenten er waren om zonder toestemming gegevens aan anderen te verstrekken.

Verwijsindex
Als een jongere (tot 23 jaar) is aangemeld via Koel&Co dan geven wij een zorgsignaal af in een landelijke digitale lijst, de ‘verwijsindex’, die beheerd wordt door Multisignaal. Dat is belangrijk, want als iemand van een andere organisatie ook zorgen heeft over de jongere, dan brengt de verwijsindex ons bij elkaar. Gezamenlijk kunnen we dan bespreken hoe we de jongere het beste kunnen helpen. Het afgeven van een signaal in de verwijsindex kan zonder jouw toestemming plaatsvinden. Uiteraard is het uitgangspunt om dit in overeenstemming te laten plaatsvinden. Voor meer informatie www.verwijsindex.tv/ouders.

Binnen EU
De gegevens van Koel & Co worden binnen de EU of onder het EU-VS privacy Shield verwerkt.

Verwijsindex

Als een jongere (tot 23 jaar) is aangemeld via Koel&Co dan geven wij een zorgsignaal af in een landelijke digitale lijst, de ‘verwijsindex’, die beheerd wordt door Multisignaal. Dat is belangrijk, want als iemand van een andere organisatie ook zorgen heeft over de jongere, dan brengt de verwijsindex ons bij elkaar. Gezamenlijk kunnen we dan bespreken hoe we de jongere het beste kunnen helpen. Het afgeven van een signaal in de verwijsindex kan zonder jouw toestemming plaatsvinden.
Uiteraard is het uitgangspunt om dit in overeenstemming te laten plaatsvinden. Voor meer informatie www.multisignaal.nl

Bewaren

Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?

Persoonsgegevens die binnen het kader van de Jeugdwet zijn verwerkt moeten we op grond van deze wet minstens 15 jaar bewaren. Het is immers van belang om (oud)cliënten de gelegenheid te bieden hun dossier op te vragen. Als de bewaartermijn van deze persoonsgegevens is verstreken dan worden die binnen een termijn maximaal één jaar verwijderd/vernietigd.

Persoonsgegevens die Koel&Co zelf heeft gegenereerd, maar die geen gezondheidsgegevens (jeugdwet) zijn, vernietigen we na de daarvoor geldende wettelijke bewaartermijn. Voor bijvoorbeeld financiële (fiscale) gegevens geldt een bewaartermijn van 7 jaar. Overige persoonsgegevens bewaren we niet langer dan nodig is. Koel&Co verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Tot slot

Informatiebeveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.

Wijzigingen
Koel&Co kan deze privacy policy aanpassen. Kijk daarom regelmatig deze privacy policy voor eventuele aanpassingen. Deze versie is van juni 2019

Vragen of klachten
Als je vragen hebt over deze Privacy policy neem dan contact met ons op via de email: bestuur@koelenco.nl. We horen graag van je als je het niet eens bent met deze privacy policy. Wij kunnen leren van jouw feedback en horen dat graag. Immers voor ons allemaal is dit een nieuwe wet en we zijn ons er zeker van bewust dat we te maken met persoonsgegevens.
Wij kunnen leren van jouw feedback en horen dat graag. Immers voor ons allemaal is dit een nieuwe wet en we zijn ons er zeker van bewust dat we te maken met persoonsgegevens. Je kunt ook contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.